E-mails: vilões do tempo

Como evitar que os e-mails sejam vilão do tempo

Confira as dicas para gerenciar melhor sua caixa postal

Andrea Giardino

O e-mail é hoje uma das principais formas de comunicação nas empresas. Mas o que deveria ser uma grande facilidade pode se transformar em um tormento para muitos.

Um levantamento com 962 profissionais realizado pela Tríad Consulting, empresa especializada na gestão do tempo e produtividade, revelou que o brasileiro gasta, em média, três horas por dia para ler, organizar e responder seus e-mails.

Confira as dicas de Christian Barbosa, diretor da consultoria, para gerenciar melhor a rotina e lidar com as mensagens eletrônicas.

Adote um método de acesso a e-mails Em geral, as pessoas não possuem um método definido para acessar aos e-mails. A consulta à caixa postal normalmente é aleatória. Para não ter seu tempo roubado, procure adotar algumas regras, como reservar espaços entre uma atividade e outra no trabalho só para checar as mensagens ou fazer uma triagem do que é importante.

Crie horários para checar suas mensagens Feche o program de leitura de e-mails e crie horários específicos para checar novas mensagens. Crie filtros no software para bloqueio de spams, as mensagens eletrônicas não solicitadas. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

Ao ler um e-mail tome uma ação imediata Sempre que ler o e-mail, tome uma ação rápida. Pode ser responder, encaminhar a alguém que irá cuidar do assunto ou simplesmente apagá-lo. “Isso não tomará mais do que três minutos e pode facilitar a sua vida”, afirma Barbosa. Segundo o consultor, deixar para depois vai exigir que o e-mail seja lido novamente. A exceção são os casos de e-mails que exigem um tempo maior de análise. “Escolha, então, um horário mais apropriado.”

Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails Ter um grande volume de e-mails pode significar que há muitas pendências. Se você precisa manter a mensagem para utilizá-la mais tarde ou usar informações que ali estão, guarde-a em algum espaço destinado a ela ou anote os dados em uma agenda. “E-mails acumulados sempre acabam sendo esquecidos, são difíceis de serem localizados e lotam a caixa postal”, diz Barbosa.

Fonte:
http://empregos.ig.com.br