Que importância tem a voz para um secretário? Que atributos são necessários para atuar Como Recepcionista? Como se Portar em Ocasiões Especiais?
Num escritório pequeno, freqüentemente, o (a) secretário (a) também pode desempenhar as funções de recepcionista, selecionando visitantes e protegendo seu chefe de pessoas que lhe tomariam o tempo inutilmente. Mesmo em uma empresa maior, é ele (a) quem recebe e conduz as visitas ao seu superior, uma vez que elas tenham passado pela recepção.
De vez em quando, um (a) secretário (a) é chamado (a) pela recepcionista para atender a uma pessoa que não quer apresentar os motivos de sua visita. Sendo assim, o (a) secretário (a) deve possuir boa educação e diplomacia, pois esse profissional representa a imagem da organização nesse momento. E, não é exagero algum afirmar que a reputação da empresa está – neste momento – nas mãos desse (a) profissional.
A Importância da Voz do Secretário
O (a) secretário (a) necessita de sua voz como fator de extrema importância, pois um dos papéis desta profissão é o de transmitir informações e utilizar argumentos para comunicar suas idéias sobre determinados assuntos, de forma clara e pronunciando bem as palavras.
Para falar bem, deve-se empregar a intensidade adequada da voz, o suficiente para que a outra pessoa entenda perfeitamente o que está sendo dito. A voz não deve ser tão alta que assuste, nem tão baixa que crie dificuldades para quem a ouça. A voz deve ser suave, natural e deve-se variar sua entonação, pois ela pode demonstrar vários sentimentos, tais como:
Calma, amor ou meiguice.
Liderança, alegria, entusiasmo, segurança ou equilíbrio.
Aflição, autoritarismo, medo,tristeza ou timidez.
Existem várias teorias sobre negócios que abordam a importância da velocidade da fala, pois falar muito rápido pode causar mal entendidos, uma vez que muitas pessoas confundem ser objetivo com ser veloz. A ênfase colocada na voz pode determinar uma ou mais palavras de valor, as quais constituem uma informação valiosa dentro de uma determinada frase, indicando seu significado especial.
A “imagem” da voz é importante para o(a) secretário(a), uma vez que é através da voz que passamos a nossa imagem e a da empresa que representamos. A voz é como a música, que exerce reações psicológicas no indivíduo, às vezes conscientes, mas geralmente, inconscientes.
Existem vozes que acalmam, acariciam, suavizam as expressões, despertam mansidão, sensibilidade. Outras vozes alegram, animam, contagiam o ambiente no sentido positivo. Despertam amizades, maior ou menor interesse ao assunto, dão vida e cor às palavras.
Por outro lado, há vozes que irritam, agridem, provocam dissonância, pretensão, contradição, imperiosidade, frieza, insensibilidade. A voz muito baixa é triste. A voz entrecortada dificulta o entendimento e não é convincente. A voz seca é anticontagiante.
Mas, acredite, a voz pode ser trabalhada, aprimorada. Podemos exercitar a qualidade vocal, a articulação e a dicção para usá-la de acordo com as circunstâncias. Por exemplo, quando for necessário falar para acalmar, o ideal é utilizar uma voz calma, suave e ritmada. Se for necessário reforçar a argumentação e a persuasão, o correto é utilizar uma voz alegre, entusiasmo.
O uso correto da voz ajuda a obter sucesso nas relações comerciais. A questão não é mudar a voz, mas modulá-la, ritmá-la, eliminando os erros, as falhas na respiração e tudo o que possa prejudicar a clareza e a precisão na comunicação.
Ocasiões Especiais
Como se portar diante de situações, às vezes desagradáveis, do cotidiano profissional? Nossa rotina profissional muitas vezes é quebrada por situações que, se pudéssemos, evitaríamos.
Mas, como não podemos controlar as coisas que ocorrem ao nosso redor é melhor sabermos qual a atitude mais adequada, diante desses imprevistos, tais como:
Morte de um colega: se o seu relacionamento com a pessoa que morreu era estreito, sua obrigação é comparecer ao velório e ao enterro e prestar solidariedade à família. Não é admissível que, ainda hoje, adultos aleguem não se sentirem estruturados para lidar com esse tipo de situação - desagradável, sem dúvida, mas tão natural quanto ao nascimento de alguém.
Morte de um cliente: você não deve, necessariamente, comparecer ao funeral e/ou ao velório, pois nesse caso, o mais indicado é o comparecimento de alguém mais próximo do cliente (o vendedor, o supervisor ou o gerente). Mas, de algum modo, você deve fazer com que a sua empresa seja representada, enviando uma coroa de flores, por exemplo.
Doença de um colega: se seu colega está hospitalizado, faça-lhe uma visita. E lembre-se: visitas a hospitais devem ser breves – de dez a quinze minutos, no máximo. Se a pessoa estiver em casa, telefone antes avisando da sua visita, a qual também deve ser breve – entre quinze a vinte minutos, no máximo.
Nascimento de um filho de um colega de trabalho: novamente sua atitude deve ser ditada de acordo com o relacionamento existente entre vocês. Uma sugestão seria reunir colegas do mesmo departamento e dar um presente para o bebê.
Gravidez “independente” de uma colega de trabalho: se essa foi uma decisão dela, não cabe a você julgá-la, aprovando ou criticando sua decisão em público. Se a gravidez pegou a colega de surpresa, seja sensível e tente perceber se, por exemplo, ela não está precisando de uma palavra de apoio, ou uma orientação de sua parte. Mas, tome cuidado para não falar demais, pois existem certas situações que a melhor colaboração é ficarmos calados.
LEMBRE-SE: não julgue nunca para não se expor a julgamentos futuros. Seja solidário para contar com a solidariedade dos outros. Enfim, sua atitude para com os outros deverá ser baseada pela atitude que você gostaria de ter de outros, se estivesse na mesma situação.
Num escritório pequeno, freqüentemente, o (a) secretário (a) também pode desempenhar as funções de recepcionista, selecionando visitantes e protegendo seu chefe de pessoas que lhe tomariam o tempo inutilmente. Mesmo em uma empresa maior, é ele (a) quem recebe e conduz as visitas ao seu superior, uma vez que elas tenham passado pela recepção.
De vez em quando, um (a) secretário (a) é chamado (a) pela recepcionista para atender a uma pessoa que não quer apresentar os motivos de sua visita. Sendo assim, o (a) secretário (a) deve possuir boa educação e diplomacia, pois esse profissional representa a imagem da organização nesse momento. E, não é exagero algum afirmar que a reputação da empresa está – neste momento – nas mãos desse (a) profissional.
A Importância da Voz do Secretário
O (a) secretário (a) necessita de sua voz como fator de extrema importância, pois um dos papéis desta profissão é o de transmitir informações e utilizar argumentos para comunicar suas idéias sobre determinados assuntos, de forma clara e pronunciando bem as palavras.
Para falar bem, deve-se empregar a intensidade adequada da voz, o suficiente para que a outra pessoa entenda perfeitamente o que está sendo dito. A voz não deve ser tão alta que assuste, nem tão baixa que crie dificuldades para quem a ouça. A voz deve ser suave, natural e deve-se variar sua entonação, pois ela pode demonstrar vários sentimentos, tais como:
Calma, amor ou meiguice.
Liderança, alegria, entusiasmo, segurança ou equilíbrio.
Aflição, autoritarismo, medo,tristeza ou timidez.
Existem várias teorias sobre negócios que abordam a importância da velocidade da fala, pois falar muito rápido pode causar mal entendidos, uma vez que muitas pessoas confundem ser objetivo com ser veloz. A ênfase colocada na voz pode determinar uma ou mais palavras de valor, as quais constituem uma informação valiosa dentro de uma determinada frase, indicando seu significado especial.
A “imagem” da voz é importante para o(a) secretário(a), uma vez que é através da voz que passamos a nossa imagem e a da empresa que representamos. A voz é como a música, que exerce reações psicológicas no indivíduo, às vezes conscientes, mas geralmente, inconscientes.
Existem vozes que acalmam, acariciam, suavizam as expressões, despertam mansidão, sensibilidade. Outras vozes alegram, animam, contagiam o ambiente no sentido positivo. Despertam amizades, maior ou menor interesse ao assunto, dão vida e cor às palavras.
Por outro lado, há vozes que irritam, agridem, provocam dissonância, pretensão, contradição, imperiosidade, frieza, insensibilidade. A voz muito baixa é triste. A voz entrecortada dificulta o entendimento e não é convincente. A voz seca é anticontagiante.
Mas, acredite, a voz pode ser trabalhada, aprimorada. Podemos exercitar a qualidade vocal, a articulação e a dicção para usá-la de acordo com as circunstâncias. Por exemplo, quando for necessário falar para acalmar, o ideal é utilizar uma voz calma, suave e ritmada. Se for necessário reforçar a argumentação e a persuasão, o correto é utilizar uma voz alegre, entusiasmo.
O uso correto da voz ajuda a obter sucesso nas relações comerciais. A questão não é mudar a voz, mas modulá-la, ritmá-la, eliminando os erros, as falhas na respiração e tudo o que possa prejudicar a clareza e a precisão na comunicação.
Ocasiões Especiais
Como se portar diante de situações, às vezes desagradáveis, do cotidiano profissional? Nossa rotina profissional muitas vezes é quebrada por situações que, se pudéssemos, evitaríamos.
Mas, como não podemos controlar as coisas que ocorrem ao nosso redor é melhor sabermos qual a atitude mais adequada, diante desses imprevistos, tais como:
Morte de um colega: se o seu relacionamento com a pessoa que morreu era estreito, sua obrigação é comparecer ao velório e ao enterro e prestar solidariedade à família. Não é admissível que, ainda hoje, adultos aleguem não se sentirem estruturados para lidar com esse tipo de situação - desagradável, sem dúvida, mas tão natural quanto ao nascimento de alguém.
Morte de um cliente: você não deve, necessariamente, comparecer ao funeral e/ou ao velório, pois nesse caso, o mais indicado é o comparecimento de alguém mais próximo do cliente (o vendedor, o supervisor ou o gerente). Mas, de algum modo, você deve fazer com que a sua empresa seja representada, enviando uma coroa de flores, por exemplo.
Doença de um colega: se seu colega está hospitalizado, faça-lhe uma visita. E lembre-se: visitas a hospitais devem ser breves – de dez a quinze minutos, no máximo. Se a pessoa estiver em casa, telefone antes avisando da sua visita, a qual também deve ser breve – entre quinze a vinte minutos, no máximo.
Nascimento de um filho de um colega de trabalho: novamente sua atitude deve ser ditada de acordo com o relacionamento existente entre vocês. Uma sugestão seria reunir colegas do mesmo departamento e dar um presente para o bebê.
Gravidez “independente” de uma colega de trabalho: se essa foi uma decisão dela, não cabe a você julgá-la, aprovando ou criticando sua decisão em público. Se a gravidez pegou a colega de surpresa, seja sensível e tente perceber se, por exemplo, ela não está precisando de uma palavra de apoio, ou uma orientação de sua parte. Mas, tome cuidado para não falar demais, pois existem certas situações que a melhor colaboração é ficarmos calados.
LEMBRE-SE: não julgue nunca para não se expor a julgamentos futuros. Seja solidário para contar com a solidariedade dos outros. Enfim, sua atitude para com os outros deverá ser baseada pela atitude que você gostaria de ter de outros, se estivesse na mesma situação.
Autor: Julio Cesar S. Santos
Publicado em: 25/10/2011, no site: www.qualidadebrasil.com.br
Nenhum comentário:
Postar um comentário