Como montar uma apresentação de resultados eficiente?

Como preparar um conteúdo para ser apresentado de forma mais eficiente?

Esta é uma dúvida comum a quase todos os profissionais das mais diversas categorias. Afinal de contas, nem sempre é fácil entender porque as pessoas não se interessam pelo que estamos falando mesmo quando o assunto é de suma importância também para elas e para o seu desempenho profissional. Basta pensar de quantas apresentações chatas você já participou...

A primeira forma de resolver este problema vai na contramão do que quase todo mundo faz atualmente: feche o powerpoint. Nunca comece a montar sua apresentação pelos slides. No máximo, abra o word... mas o bom mesmo pra começar é usar papel e caneta!

Deixe suas ideias fluírem. Saia da mesmice se não quiser provocar sono nos participantes. Organize seus pensamentos e perceba que nem sempre a primeira coisa que nos vem à cabeça serve para abrir a apresentação. Ao contrário, muitas vezes, acabamos nem usando.

Só depois de elencar os pontos mais importantes, é que você deve estabelecer por onde vai começar e qual informação será forte o suficiente para terminar. Feito isso, aí sim, pode abrir o powerpoint.

É preciso fazer sempre a  inversão de papéis. Ao preparar o conteúdo a ser compartilhado com qualquer pessoa, devemos antes responder a uma pergunta principal: Por que isto interessa?

Apresentação de resultados não é romance ou suspense em que o principal deve ficar para o fim da história. Para ser eficiente, é preciso deixar logo claro porque o tema interessa a todos, o que eles vão ganhar se prestarem atenção em suas palavras desde o começo. E para encontrar essa resposta, temos que analisar quantos fatores interferem diretamente na nossa comunicação com outras pessoas, como ruídos, ambiente, a própria mensagem, aspectos culturais, entre outros.

Ao planejar uma apresentação, devemos considerar quatro elementos principais: conteúdo, público, tempo e infra-estrutura. Sendo que todos estão ligados diretamente a um objetivo principal, o de manter a clareza e a objetividade.

Ao se preparar para cada tópico, responda às seguintes perguntas. As respostas irão lhe ajudar a construir automaticamente um roteiro e um resumo da sua apresentação.

1)    Conteúdo

    O que quero apresentar?
    Qual material tenho?
    O que não pode ficar de fora?
    É necessário incluir todos os detalhes técnicos?
    Quais dúvidas podem surgir?

2)    Público

    Quem irá escutar minha apresentação?
    Eu conheço a linguagem e a cultura dessas pessoas?
    O tema interessa a todos?
    Alguém já tem algum conhecimento sobre o tema?
    O que elas tem a ganhar ouvindo minha apresentação?

3)    Tempo

    Quanto tempo tenho?
    Este tempo é suficiente?
    Há necessidade de intervalo?
    Qual estratégia vou utilizar se meu tempo for reduzido inesperadamente?

4)    Infra-Estrutura

    Onde vou fazer a apresentação?
    Quais recursos técnicos posso utilizar?
    Eu domino estes recursos?
    Os recursos fazem diferença para enfatizar o conteúdo ou não agregam nada?

Ao pensar nestas questões, sua apresentação já terá bem chances de sucesso. Coloque-se no lugar de quem vai ouvir e mantenha-se longe da tentação de não ser claro e objetivo. Deixando claro para todos o que eles vão aprender ao ouvir suas palavras, você é quem mais sairá ganhando. Pode apostar!

Mariana Arantes  |  Publicado em: 04/09/2012, no site: www.qualidadebrasil.com.br