Falta de Tempo não Justifica Falta de Gestão

Vou abordar um problema comum a todos nós, empreendedores, gestores, líderes ou outros membros da cadeia produtiva: a falta de tempo.

Quem nunca ouviu frases como estas: "Se tivéssemos mais tempo teríamos feito melhor!" ou "Não ficamos sabendo desse aspecto a tempo suficiente pras devidas alterações.”?

Só posso dizer que frases como essas são comuns no meio acadêmico e também no ambiente empresarial, desde a linha de montagem até o alto escalão. Culpar o tempo, em minha opinião é apenas utilizar um bode expiatório que não pode se defender (ou acionar na justiça por assédio moral).

Falta de tempo não existe, existe sim falta de Gestão de Tempo que, como todas as formas de gestão se não for bem executada prejudica a otimização do processo gerido, no caso, o tempo.Mas como gerir o tempo de forma adequada? Como transformar nossa relação com os ponteiros do relógio em uma relação saudável?

Da mesma forma como fazemos com outras áreas da empresa: tratando o tempo como um recurso. Um recurso natural, escasso e de uso único. Não se usa o mesmo período de tempo para realização de duas atividades, o que geralmente ocorre é levarmos duas, três, quatro ou mais atividades simultaneamente, mas subconscientemente vamos alternando o processo decisório e operacional destas até que todas estejam concluídas. Esta é uma boa forma de gestão do tempo: melhorar a capacidade de ser multitarefas. Mas não é a única. Vou citar alguns aspectos que tem sido benéficos na minha gestão pessoal de tempo, que aplico na vida profissional, acadêmica e pessoal.

    Primeiro aspecto: o tempo é um recurso. Não é uma pessoa, não é uma divindade nem algo sobrenatural. É um recurso e assim como os demais recursos não renováveis devemos fazer bom uso dele. Por ser um recurso, o tempo é gerenciável, ou seja, podemos tornar nosso uso do tempo melhor ou pior de acordo com as decisões que tomamos.
    Segundo aspecto:  o tempo não para, embora seja letra de rock dos anos 80, é a mais pura verdade. O tempo não vai parar e esperar nossa decisão assertiva, baseada em análises estratégicas ou em cartas do tarô. Quando chega a hora da decisão é aquele momento e pronto. Não se esqueça de que não decidir também é uma forma de decisão, que costuma ter resultados desagradáveis na maioria das vezes.
    Terceiro aspecto: seremos cobrados pelas nossas decisões. Não estou falando do patrão, professor, mãe, cônjuge, etc. O próprio tempo, embora não seja uma pessoa, vai nos cobrar resultados das decisões que tomamos (ou que decidimos não tomar) e não temos alternativa a não ser entregar o que conquistamos com estas decisões. Sem entrar muito no sentimentalismo ou misticismo da questão, basta pensarmos na seguinte decisão muito comum entre os jovens: fazer ou não uma faculdade? Como muitos eu optei por não fazê-la na sequência do ensino médio e esperei meros 10 anos para começar uma graduação. Não me arrependo das decisões tomadas, até por que arrependimento é uma cadeira de balanço, te dá o que fazer, mas não te leva a lugar nenhum. Mas analisando meu histórico posso imaginar inúmeros cenários diferentes (alguns melhores, outros piores) para minha vida simplesmente ocasionada por uma decisão minha de 14 anos atrás.

Voltando à Gestão do Tempo, posso dizer que se nos preparamos para a utilização do tempo, também gastando tempo, utilizaremos o tempo de maneira eficiente. Confundiu? Vou explicar com um exemplo:

Através do planejamento (gasto de tempo) uma empresa conclui que precisa investir R$ 100 mil em um novo equipamento. Após análise financeira (mais gasto de tempo) concluiu-se que um financiamento seria adequado para a compra do referido equipamento, logo toda a documentação foi levantada e o empréstimo requerido e aprovado (como se gasta tempo) efetivando a compra do equipamento. Após a compra, a instalação do equipamento (e lá vem mais tempo sendo gasto) resultou numa melhoria do processo em questão otimizando a produção em 60% (economia de tempo) o que possibilitou o aumento do faturamento anual da empresa em 10 vezes o valor do imobilizado investido.

Ficou mais claro?

Gastar tempo para economizar tempo. E embora não goste de usar ditados populares, esse é inevitável neste tema: "tempo é dinheiro". A gestão eficiente do tempo nos favorece a tomar decisões mais assertivas. Tomando decisões corretas (ou errando menos) perdemos menos tempo em retrabalhos e reestruturação de processos e operações o que nos dá um saldo de tempo para aprendermos mais sobre as possíveis decisões futuras (educação continuada) e tomarmos tais decisões mais rapidamente e com mais chances de acerto. Segue algumas dicas que utilizo no meu dia-a-dia e que funcionam pra mim:

    Organize-se - faça uma agenda, planeje, sonhe, pois "não se realiza tudo que se sonha, mas tudo que foi realizado foi sonhado um dia." (não sei o autor, se alguém souber comente).
    Planeje - esse é o gasto de tempo mais importante, pois no mundo das ideias podem ocorrer falhas, ajustes, melhorias e mudanças completas. O papel e o pensamento aceitam tudo, a linha de produção e os clientes não.
    “Auto-liderança” - se esta palavra composta não existe, deveria existir. Antes de ser mandado a fazer algo por outro, seja você o seu próprio líder. Faça as coisas em primeiro lugar por vontade ou pelo menos por reconhecimento da importância destas no seu futuro. Dessa forma realizar qualquer tipo de trabalho se torna menos dispendioso e enfadonho.
    Decida - como já falei acima, não decidir não é uma boa decisão. Tome as rédeas de como você vai fazer as coisas, tome a frente do seu futuro para que quando ele chegar (e chegará) esteja de acordo com seus planos ou quem sabe, melhor do que planejou. Não deixe nada ao acaso, e não estou falando no sentido de abandonar crenças, respeito todas elas, mas em minha humilde opinião, Deus não daria tamanha capacidade modificadora ao homem para que este fique sentado esperando sinais do divino para mudar o mundo ao seu redor.
    Execute - o bom líder sabe executar as funções de sua equipe, mesmo que não seja tão habilidoso quanto seus liderados (e nem precisa ser). Se a situação pedir, vá e execute. Se o chão da sala está sujo e a zeladora está ausente, varrer a sala vai ser um gasto de tempo mais útil do que ficar reclamando sobre as condições do ambiente.

Através da correta gestão do tempo, podemos melhorar, por exemplo, a gestão de custos, de pessoas, finanças e outras áreas também importantes no processo decisório. No aspecto empresarial, a falta de gestão de tempo pode ser solucionada através da utilização de recursos de consultoria, onde especialistas terão uma capacidade assertiva maior em menos tempo, auxiliando os gestores nas decisões que promoverão a melhoria contínua na organização.

Rogério Guilhermeti, publicado em 01/11/2012, no site: www.qualidadebrasil.com.br

Bacharel em Ciências Contábeis, MBA em Gestão Ambiental, Supervisor de Qualidade e Auditor Interno de Sistemas de Gestão Integrado