Publicado em 3-Mar-2011, por Tiago Lira Vieira
Como economizar tempo no dia a dia das empresas na utilização de e-mail e correio eletrônico?
Hoje vivemos na era da informação, onde a utilização de e-mail e correio-eletrônico é cada vez mais comum na comunicação entre as empresas. A maioria das informações relevantes para as organizações são enviadas e recebidas virtualmente. E quase toda informação relevante está armazenada em computadores pessoais, distribuídos entre os funcionários.
Antes as empresas trabalhavam com fluxo de papéis e documentos avulsos muito grandes e havia necessidade de controle rigoroso destas informações, tanto que havia setores específicos para recebimento de material documental. A empresa tinha o seu setor de arquivo em que ficava um funcionário responsável por toda dinâmica de trabalho neste departamento. Receber, protocolar, etiquetar, organizar pastas, assuntos, datas e finalmente arquivar os documentos. Porém levava-se muito tempo neste processo.
Com a informatização houve uma racionalização deste trabalho, como contrapartida a recepção de documentos nas empresas ficou pulverizada entre os computadores. E entre os funcionários que armazenam os documentos de acordo com a própria lógica. Ou seja, na maioria das vezes não há uma diretriz para o armazenamento desta informação, perde-se muito tempo na procura de documentos e arquivos simples.
Vamos às dicas: é importante para as empresas criarem regras de como receber, armazenar e recuperar informações virtuais. A definição de diretórios, pastas e padrões para nomeação de artigos. Compartilhamento de arquivos entre os funcionários, definindo-se limites estratégicos de informação para cada cargo e profissional envolvido.
Faça isso e veja quanto tempo vai economizar em sua empresa. Pequenas ações que geram grandes resultados.
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Fonte: www.gestopole.com.br
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