1. Simplifique o quanto puder!
Pratique a simplicidade executando os elementos fundamentais em cada fase de
desenvolvimento do projeto, orientado pelo binômio suficiente e necessário, nada além disto.
A implementação de um modelo típico de gestão de portfólio de projetos estratégicos com as
ferramentas necessárias leva em torno de 100 dias, não mais do que isto.
Processos longos e complicados tendem a demorar mais do que o previsto e tem resultados
duvidosos. A experiência mostra que na prática a complexidade só costuma atrapalhar e
atrasar os resultados, e como os riscos são diretamente proporcionais ao tempo, quanto mais
tempo mais risco.
2. Conquiste o apoio explicito da administração
A administração sempre terá mais interesse em resolver as suas questões práticas e
operacionais mais prementes e tende a se concentrar pouco nas questões estratégicas e
capazes de mudar o futuro da organização, isto é fato.
Por esta razão é imprescindível que o apoio incondicional da administração para o projeto seja
negociado e garantido. A experiência mostra também que a gestão do portfólio de projetos
estratégicos nunca é bem sucedida sem o apoio e o patrocínio explicito da administração.
3. Desenvolva e implante em fases, uma de cada vez
Utilize os modelos e soluções compatíveis com o nível de maturidade atual da organização
e desde o inicio planeje a evolução e as próximas etapas do projeto, com metas bem claras
para o escritório de projeto. A prestação de contas dos resultados do projeto se dá por meio
destas metas.
4. O que deu certo pros outros pode não ser o melhor para a sua organização
Tome muito cuidado com o benchmarking e com a adoção de modelos prontos que deram
certo em outras organizações. A solução para a sua organização é única para uma realidade
e uma cultura também única e que exige adaptação e customização para funcionar direito. A
experiência também já provou que o que dá certo numa organização pode não dar certo em
outra, não assuma este risco.
5. Seja flexível com as áreas e unidades
A gestão de portfólio deve orientar toda a organização e não priorizar as necessidades de uma
ou outra área especificamente. A experiência mostra que as diferentes unidades de negócio
podem utilizar diferentes ferramentas de gestão em seus projetos, mas a organização como
um todo deve ter apenas uma solução de gestão do seu portfólio, comum a todos.
Temos que aceitar o fato de que diferentes unidades de negócios necessitarão e podem
utilizar diferentes ferramentas e modelos de gestão de projetos, mas que a organização deve
ter apenas um modelo de gestão do seu portfólio, definido para toda a organização.
Utilize esta estratégia para facilitar a adoção dos processos e da metodologia de gestão de
portfólio e de projetos, e negocie com as áreas e flexibilize um pouco o uso dos processos,
dos modelos e das ferramentas.
Desta forma reduzimos a resistência à mudança e agradamos as diversas áreas da
organização, mas sem comprometer a metodologia básica e sem abrir mão do uso da
ferramenta principal e gestão de projetos e do portfólio adotada na organização.
6. Sempre de cima para baixo
A gestão de portfólio de projetos existe em função da estratégia e para a execução da
estratégia. Assim, está mais do que comprovado que a gestão isolada de projetos na
organização não trará os mesmos resultados do que quando o portfólio é gerido no nível
estratégico pela administração.
Se gestão de projetos e gestão de portfólio são coisas diferentes e resolvem problemas
diferentes, seus processos e modelos devem ser diferentes e distintos. Assim, os processos
de gestão de portfólio devem estar orientados diretamente à administração e aos tomadores
de decisão dentro da organização, visando suportá-la com informações gerenciais
tempestivas e confiáveis, e portanto capazes de auxiliar na rapidez e na qualidade da decisão
em relação à estratégia.
7. Resolver um problema de cada vez
Ao resolver as questões de projetos na gestão do portfólio é necessário ter em mente que não
estão sendo resolvidas questões operacionais da gestão de projetos, isoladamente. Assim,
as ações devem obedecer a uma priorização muito clara em função dos resultados a serem
alcançados pelo portfólio, com muito foco. Se muitos alvos forem atacados ao mesmo tempo
pode haver falta de priorização que inevitavelmente vai prejudicar o resultado final da carteira
de projetos estratégicos, e não corresponder às expectativas da administração, sem alcance
dos resultados esperados.
8. Comece pelos processos operacionais
A implantação da gestão de portfólio de projetos e de um escritório de projetos estratégico na
organização não resolve imediatamente todos os problemas com gerenciamento de projetos
na organização.
Portanto trabalhe no inicio com prioridade nos projetos que melhoram os resultados dos
macroprocessos de negócio, e consequentemente os resultados da organização.
9. Utilize-se da experiência acumulada das pessoas
A gestão de portfólio de projetos requer anos de experiência em desenvolvimento e gestão
de negócios. Por isto é vital para a organização buscar este conhecimento nos melhores
especialistas de dentro e fora da organização, como forma de acelerar o processo de
maturidade. A experiência já mostrou que sem contar com as pessoas mais qualificadas o
risco de insucesso é muito maior.
10. Boas ferramentas não necessitam de formação
Ferramentas e soluções de gestão de portfólio de projetos tem que trabalhar para as pessoas,
e nunca o contrário. Por isto escolha uma solução de gestão que não requeira nenhum
treinamento para seu uso, ou que tenha uma curva de aprendizado muito curta e rápida.
As pessoas não podem sair do foco do negócio e tem que utilizar o seu tempo exíguo da
melhor forma possível, e não podem desperdiçar este tempo (e dinheiro) pra aprender a
utilizar ferramentas complexas de suporte. Então, na hora de escolher a solução de gestão
opte pela mais simples, aquela mais intuitiva e que não necessita de capacitação.
1. Simplifique o quanto puder!
Pratique
a simplicidade executando os elementos fundamentais em cada fase
dedesenvolvimento do projeto, orientado pelo binômio suficiente e
necessário, nada além disto.A implementação de um modelo típico de
gestão de portfólio de projetos estratégicos com asferramentas
necessárias leva em torno de 100 dias, não mais do que isto.
Processos
longos e complicados tendem a demorar mais do que o previsto e tem
resultadosduvidosos. A experiência mostra que na prática a complexidade
só costuma atrapalhar eatrasar os resultados, e como os riscos são
diretamente proporcionais ao tempo, quanto maistempo mais risco.
2. Conquiste o apoio explicito da administração
A
administração sempre terá mais interesse em resolver as suas questões
práticas eoperacionais mais prementes e tende a se concentrar pouco nas
questões estratégicas ecapazes de mudar o futuro da organização, isto é
fato.
Por esta
razão é imprescindível que o apoio incondicional da administração para o
projeto sejanegociado e garantido. A experiência mostra também que a
gestão do portfólio de projetosestratégicos nunca é bem sucedida sem o
apoio e o patrocínio explicito da administração.
3. Desenvolva e implante em fases, uma de cada vez
Utilize
os modelos e soluções compatíveis com o nível de maturidade atual da
organizaçãoe desde o inicio planeje a evolução e as próximas etapas do
projeto, com metas bem claraspara o escritório de projeto. A prestação
de contas dos resultados do projeto se dá por meiodestas metas.
4. O que deu certo pros outros pode não ser o melhor para a sua organização
Tome
muito cuidado com o benchmarking e com a adoção de modelos prontos que
deramcerto em outras organizações. A solução para a sua organização é
única para uma realidadee uma cultura também única e que exige adaptação
e customização para funcionar direito. A experiência também já provou
que o que dá certo numa organização pode não dar certo emoutra, não
assuma este risco.
5. Seja flexível com as áreas e unidades
A gestão
de portfólio deve orientar toda a organização e não priorizar as
necessidades de umaou outra área especificamente. A experiência mostra
que as diferentes unidades de negóciopodem utilizar diferentes
ferramentas de gestão em seus projetos, mas a organização comoum todo
deve ter apenas uma solução de gestão do seu portfólio, comum a todos.
Temos
que aceitar o fato de que diferentes unidades de negócios necessitarão e
podemutilizar diferentes ferramentas e modelos de gestão de projetos,
mas que a organização deveter apenas um modelo de gestão do seu
portfólio, definido para toda a organização.
Utilize
esta estratégia para facilitar a adoção dos processos e da metodologia
de gestão de portfólio e de projetos, e negocie com as áreas e
flexibilize um pouco o uso dos processos,dos modelos e das ferramentas.
Desta
forma reduzimos a resistência à mudança e agradamos as diversas áreas
daorganização, mas sem comprometer a metodologia básica e sem abrir mão
do uso daferramenta principal e gestão de projetos e do portfólio
adotada na organização.
6. Sempre de cima para baixo
A gestão
de portfólio de projetos existe em função da estratégia e para a
execução daestratégia. Assim, está mais do que comprovado que a gestão
isolada de projetos naorganização não trará os mesmos resultados do que
quando o portfólio é gerido no nívelestratégico pela administração.
Se
gestão de projetos e gestão de portfólio são coisas diferentes e
resolvem problemasdiferentes, seus processos e modelos devem ser
diferentes e distintos. Assim, os processosde gestão de portfólio devem
estar orientados diretamente à administração e aos tomadoresde decisão
dentro da organização, visando suportá-la com informações
gerenciaistempestivas e confiáveis, e portanto capazes de auxiliar na
rapidez e na qualidade da decisãoem relação à estratégia.
7. Resolver um problema de cada vez
Ao
resolver as questões de projetos na gestão do portfólio é necessário ter
em mente que nãoestão sendo resolvidas questões operacionais da gestão
de projetos, isoladamente. Assim,as ações devem obedecer a uma
priorização muito clara em função dos resultados a seremalcançados pelo
portfólio, com muito foco. Se muitos alvos forem atacados ao mesmo
tempopode haver falta de priorização que inevitavelmente vai prejudicar o
resultado final da carteirade projetos estratégicos, e não corresponder
às expectativas da administração, sem alcancedos resultados esperados.
8. Comece pelos processos operacionais
A
implantação da gestão de portfólio de projetos e de um escritório de
projetos estratégico naorganização não resolve imediatamente todos os
problemas com gerenciamento de projetosna organização.
Portanto
trabalhe no inicio com prioridade nos projetos que melhoram os
resultados dosmacroprocessos de negócio, e consequentemente os
resultados da organização.
9. Utilize-se da experiência acumulada das pessoas
A gestão
de portfólio de projetos requer anos de experiência em desenvolvimento e
gestãode negócios. Por isto é vital para a organização buscar este
conhecimento nos melhoresespecialistas de dentro e fora da organização,
como forma de acelerar o processo dematuridade. A experiência já mostrou
que sem contar com as pessoas mais qualificadas orisco de insucesso é
muito maior.
10. Boas ferramentas não necessitam de formação
Ferramentas
e soluções de gestão de portfólio de projetos tem que trabalhar para as
pessoas,e nunca o contrário. Por isto escolha uma solução de gestão que
não requeira nenhumtreinamento para seu uso, ou que tenha uma curva de
aprendizado muito curta e rápida.
As
pessoas não podem sair do foco do negócio e tem que utilizar o seu tempo
exíguo damelhor forma possível, e não podem desperdiçar este tempo (e
dinheiro) pra aprender autilizar ferramentas complexas de suporte.
Então, na hora de escolher a solução de gestãoopte pela mais simples,
aquela mais intuitiva e que não necessita de capacitação.
Colunista:
Joel Solon Farias de Azevedo | Publicado em:
07/06/2012 , no portal: www.qualidade brasil.com.br
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