Publicado em 23-Mar-2011, por Gustavo Rocha
Quando fazem esta pergunta, todos se questionam o mesmo: Querem um software completo, que faça mais do que controlar processos, que organize o escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o processo eletronico, enfim, que salve o escritório do caos.
Ledo engano.
Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.
Como assim?
Qualquer software possui inúmeras qualidades, principalmente de gerenciar informações, oferecer respostas rápidas (desde que bem cadastrado), extrair relatórios, etc. Todavia, para um escorreito funcionamento, temos que ter em mente que os dados (informações) a serem cadastradas precisam ter uma lógica, um padrão.
Para se chegar a este padrão de cadastramento, precisamos conhecer o software antes de implementá-lo, suas funcionalidades, possibilidades e custos reais de implantação para fazer uma análise de custo versus benefício.
Alguns mitos que existem em relação a softwares jurídicos:
Software completo
Todos os representantes dizem que seus softwares são os mais completos do mercado, que fazem tudo que um escritório precisa. O que ninguém conta é que o software faz tudo que foi programado para fazer e sem uma análise profunda, não há como saber se um determinado produto é ou não adequado a sua realidade.
O software pode ter inúmeros recursos, que de nada adiantarão se você não souber usá-los e/ou eles não forem necessários ao seu negócio.
Antes de adquirir um software faça as seguintes perguntas:
Qual a minha área de atuação?
Dentro da minha área, quais as necessidades de informação que serão úteis aos meus clientes?
Tenho como cadastrar e acessar estas informações cadastradas em qualquer lugar ( inclusive num celular)?
O software gerenciará quais áreas do negócio (processos, finanças, gestão eletronica de documentos, etc)?
Posso investir no produto ideal agora ou tenho outras prioridades?
Enfim, antes do software, pense muito mesmo em gestão.
Controle de processos versus controle do escritório
Temos uma grande confusão neste tópico. Muitos pensam que ao controlar processos estarão controlando seu escritório. Um engano perigoso.
Na profissão de advogado, controlar processos faz parte. Isto mesmo, apenas uma parte. O advogado pode e deve ser parte de negócios de seus clientes, deve auxiliar nas tomadas de decisão, agir preventivamente. A parte processual é necessária, mas não a única que ele tem como objetivo para o seu trabalho.
Se não é o seu único escopo, porque transformar o seu escritório apenas num controle de processos?
Não! Temos que gerenciar o financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, centros de custo, etc), a gestão eletronica de documentos (digitalizar tudo, desde contratos, contas, peças processuais, etc), relacionamento com o cliente ou prospects (gerenciar a comunicação com os clientes ou prospects do escritório), entre outros.
Se você acha que nenhum software jurídico faz isto, está por fora. Muitos no mercado já estão preparados para auxiliar o seu escritório na gestão dele de maneira geral e não apenas processual.
Não se iluda apenas no controle processual, afinal, gestão tem que ser completa para ser eficiente.
Implementação do software
Neste quesito muitos escritórios perdem dinheiro. Justamente por pensarem que ao comprarem um software terão todos os seus problemas resolvidos, eles deixam na mão de pessoas que implementam o software decisões fundamentais do seu negócio.
Não faço nenhum desmerecimento aos consultores e profissionais de TI que implementam softwares, todavia, pouquíssimos se preocupam efetivamente com a gestão do negócio. Sua real preocupação é com o sucesso da implementação, ou seja, se todas as funcionalidades do seu produto estarão prontas para o escritório. Como o escritório irá usar a informação e gerenciar a si mesmo, não é seu problema.
Este é o grande problema, na verdade. Antes de implementar qualquer software há uma necessidade enorme de gestão. Precisamos conhecer as rotinas, verificar se elas estão adequadas a realidade do escritório hoje a sua realidade daqui a um ano. Precisamos conhecer o software para pensar nos controles que ele tem e como ele poderá auxiliar na gestão do negócio. Depois disto construído, o pessoal de implemantação vem treinar, implementar os relatórios e controles conforme a gestão já determinou e assim por diante.
Em bom português: O software vai trabalhar para o escritório e como o escritório quer o controle, e não o mesmo determinado o que pode ou não ser feito. Lembre-se: Você está pagando. Você manda no que quer no produto ou não.
Preparação para processo eletrônico
Já vi representantes de software alardearem no mercado que seus produtos estão adequados ao processo eletronico. Bobagem. Hoje, nenhum software jurídico está completamente preparado para o processo virtual.
Uma razão é preponderante para isto: Todo o cerne do judiciário brasileiro é lastreado através das notas de expediente. Como no processo eletronico não há intimação através do diário oficial, porque o advogado se intima dentro do processo eletronico, o software não tem como advinhar onde o advogado se intimou (qual processo, que dia, etc).
Diante disto, a palavra gestão é primordial: É fundamental que se crie procedimentos internos de intimações no processo eletronico e lançamentos no software de gestão do escritório para que o controle possa ser único e sempre disponível. Ter planilhas no excell, mais alguns arquivos no word e um software para quando alguém lhe pergunta de um processo ter que procurar em três lugares diferentes é um absurdo e um contrasenso em termos de gestão.
Quer se preparar para o processo virtual? Veja se o seu software é simples no agendamento de compromissos e prazos, bem como se ele tem um módulo de Gestão Eletronica de Documentos, o famoso GED. Estes passos já dão o início de que com gestão aplicada as rotinas do negócio, há possibilidade de gerenciar o processo eletronico.
Ser ou não ser pela internet (software web)
Algumas pessoas tem medo, outras preconceito, outras falta de conhecimento sobre softwares pela internet. Minha posição é totalmente a favor. Eles tem mais benefícios que prejuízos (se é que existem) ao meu ver.
Podem ser acessados de qualquer lugar, até de um celular. Informações, peças processuais, sentenças, tudo ao alcance de uma lan house. Segurança? Muita. Eles investem pesado para ter segurança das informações. Aliás, investem muito mais que qualquer escritório iria investir, pois o negócio deles é tecnologia e do escritório jurídico, advocacia. Cada um sabe bem o que faz.
Neste ponto penso que o fundamental é sentir-se seguro em relação a decisão. Analise suas necessidades, pense e pesquise a respeito. Melhor um software não web mas usado por todos, do que um web que ninguém usa por medo.
Enfim,
Existe um software jurídico ideal?
Claro que sim. Mas, não depende do software, depende exclusivamente de você.
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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
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