Publicado em 5-Oct-2010, oor Sivaldo Dal-Ry
Existem empresários que são apaixonados por suas empresas. Executam muitas funções diferentes na empresa. Participam ativamente no desenho e criação de novos produtos e serviços, empenham-se em acompanhar cada venda, verificam a logística de recebimento e entrega dos produtos, mas, quando chega na hora de planejar e controlar as finanças da empresa, muitas vezes, torcem o nariz e deixam esta tarefa para seus auxiliares. Mesmo não tendo predileção pela área financeira, como fazer para estruturar, planejar e gerenciar as finanças da empresa ? Vamos analisar, resumidamente, algumas metodologias e práticas. I – Entendendo suas finanças Iniciemos identificando, de maneira simples, alguns termos normalmente utilizados. 1. Custos x Despesas Ambos são “gastos”. A diferença é que os custos estão diretamente ligados à produção dos produtos e serviços da empresa, por exemplo, se você é uma indústria de bebidas então a matéria-prima (garrafas, tampas, etc.) e os gastos com a linha de produção (manutenção de equipamentos) são custos. Como despesas temos, material de expediente, aluguel do escritório, etc. Esta classificação é importante para que você possa analisar o quanto está investindo em seus produtos e serviços. 2. Fixos e Variáveis Os gastos, tanto custos quanto despesas, podem ser classificados em variáveis – quando acompanham a produção e venda, por exemplo, matéria prima, comissões, etc. e fixos – quando não estão diretamente ligados à produção e à venda, por exemplo, aluguel, honorários do contador, etc. Esta classificação é importante para que você possa analisar os gastos recorrentes e projetar adequadamente sua necessidade de caixa para pagá-los. 3. Faturamento É o total de vendas da empresa, independente da data do efetivo recebimento 4. Lucro (Lucratividade ou Rentabilidade) É o quanto sua empresa está se beneficiando pela venda dos produtos ou serviços, ou seja, o faturamento subtraído dos gastos - custos e despesas - e impostos. A diferença entre estes dois termos é que Lucratividade é calculada em relação ao Faturamento e Rentabilidade calculada em relação ao Investimento. II – Plano de contas O plano de contas é uma lista de contas que serão utilizadas para a consolidação das transações da empresa. Normalmente os contadores têm vários planos de contas padrão já montados, e, antes de iniciar as operações da empresa escolhem o plano que mais se assemelha com os negócios desta empresa. Recomendamos que revise, junto com seu contador, o plano de contas. Ninguém conhece sua empresa e seus negócios melhor do que você. Talvez você tenha que criar novas contas para gerenciar melhor a empresa. Tenho visto que algumas empresas utilizam-se de dois planos de contas distintos – um para a visão contábil e outro para a gerencial. Para uma empresa de porte pequeno ou médio, este procedimento pode ter um custo/benefício desvantajoso – é bem melhor elaborar e controlar um único plano de contas. III – Histórico financeiro Vamos começar a analisando os dados da empresa. Conforme o software de gestão empresarial que utiliza poderá extrair diversos relatórios para análise, esta providência vai permitir que: Verifique se as contas estão com um nível de detalhes suficientes para você gerenciar empresa. Identifique a sazonalidade das receitas e despesas, que será importante para fazer as projeções e o planejamento para os próximos períodos. Por exemplo, você poderia identificar que, no seu ramo de atuação, os meses de Janeiro e Fevereiro representam muito pouca receita, e que o mês de Dezembro tem, sempre, um valor alto de despesas com salários. Identifique quais foram as maiores fontes de receitas, e, as maiores despesas. Assim você poderá atuar para minimizar os custos e maximizar os ganhos. O objetivo é aumentar a lucratividade da empresa. IV – Indicadores de desempenho Vamos escolher indicadores para medir o desempenho da empresa. É preciso se preocupar, também, com a qualidade das vendas, ou seja, a rentabilidade. Alguns indicadores como EVA (Valor Econômico Agregado), ROI (Retorno sobre Investimento), Margem de Contribuição, dão uma cisão mais adequada sobre o desempenho da empresa. O importante é que você, no início do ano, estabeleça as metas para os indicadores escolhidos e para cada um dos trimestres, levando em consideração a sazonalidade de vendas e gastos. Recomendamos que você acompanhe, mensalmente, a evolução dos seus indicadores. Desta forma, se o mercado mudar ou se a sua empresa estiver com desempenho abaixo do esperado poderá tomar as medidas adequadas antes de finalizar o trimestre. V – Cenários e projeções Chegou a hora de fazermos as previsões sobre o futuro financeiro da empresa. Um dos meios é consultar jornais, revistas, associações de classe, fornecedores e a Internet para saber: 1- As previsões macro-econômicas do país: Qual a inflação projetada ? Qual a previsão do câmbio de dólar ? (essencial se você importa ou exporta, ou, se vende para quem importa ou exporta). As alíquotas de impostos mudarão ? Quanto e quando ? 2 - As tendências do mercado. Quanto você pensa que o seu mercado vai crescer (ou diminuir) no próximo ano? Quais são os eventos que acontecerão e que podem impactar seus negócios (eleições, jogos olímpicos, copa do mundo, etc.) ? 3 – A previsão para a sua empresa: Quanto você pensa que sua empresa vai crescer ? Qual a previsão de gastos ? Pretende fazer investimentos em novos produtos e serviços ? Reúna as respostas e analise como elas impactarão as receitas e os gastos da empresa. Não se esqueça de anotar o seu raciocínio e porque você tomou as decisões – no final do trimestre você poderá comparar e ajustar suas expectativas. Agora que você tem o cenário com as previsões de mudança para o país, o mercado e para sua empresa, está na hora de fazer a projeção financeira da empresa. Utilize os mesmos relatórios do item “III– Histórico Financeiro” – os dados históricos servirão de guia para você projetar as receitas e gastos para o próximo ano. VI – Fluxo de caixa Um dos instrumentos mais importantes para o empresário é o fluxo de caixa. Nele você terá visibilidade de todos os eventos financeiros programados, ou seja, quando os seus clientes irão pagar e quando você terá que pagar cada um dos fornecedores ou parceiros. Com o fluxo de caixa atualizado será possível prever se a empresa terá falta ou sobra de caixa – e em que período isto acontecerá possibilitando preparar-se com a devida antecedência. VII – Impostos e encargos Os impostos e encargos, normalmente, consomem uma boa fatia do seu faturamento e é preciso estar atento para as mudanças de lei que impactarão sua carga tributária. É extremamente difícil prestar informações, dar dicas ou falar de melhores práticas com relação a este assunto através de um artigo como este – porque são muitas as variáveis. Os impostos e encargos dependem de onde está localizada sua empresa, do seu ramo de atividade, da forma como você faz os negócios, entre outros. As leis tributárias e fiscais são complexas e cheias de detalhes – o seu contador poderá orientá-lo para que sua empresa otimize a carga de impostos e encargos. A legislação brasileira permite três tipos de regime de enquadramento: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional. O ideal é analisar o porte da empresa, as possibilidades de enquadramento e as quais os impactos que cada um deles terá nos resultados. Parece complicado ? Não se assuste, o primeiro passo é organizar as finanças da empresa. Feito isso você verá que é muito prático realizar as atualizações, para então planejar e controlar eficientemente o desempenho da empresa. O erro mais comum nos planejamentos é que eles se preocupam apenas em olhar “para dentro de casa”. É importante também analisar o que está acontecendo do e o que acontecerá “fora da empresa”. Bom planejamento e bons lucros.
Sivaldo Dal-Ry dalryconsultor@gmail.com 43 9109-5345 Londrina – PR
Fonte: www.gestopole.com.br
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